sistem tata kelola kantor

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS. [1]

PENDAHULUAN

Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.

Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.

Hal tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS

Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.

Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain.

Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Sedangkan pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Dengan demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :

1. Kantor ;

2. Inventaris (Peralatan) kantor ;

3. Karyawan ; dan

4. Pendokumentasian/tata kearsipan.

1. Kantor

Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.

Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut.

Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang sedang mencetak akta.

b. Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor.

c. Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut.

d. Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

e. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.

2. Inventaris (Peralatan) kantor

Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :

a. Komputer dan printer ;

b. Internet ;

c. Mesin ketik ;

d. Meja dan kursi ;

e. Lemari penyimpanan.

Penggunaan inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor.

Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.

b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.

c. Fleksibilitas penggunaan.

d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.

e. Harga dan layanan purna jual.

f. Nilai keindahan.

3. Karyawan

Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.

Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.

Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :

a. Teliti ;

b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;

c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.

Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.

4. Pendokumentasian/tata kearsipan

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.

Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :

1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris;

2. Berita Acara Sumpah Notaris ;

3. Sertipikat Cuti Notaris ;

4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.

Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.

Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris:

a. meninggal dunia ;

b. telah berakhir masa jabatannya ;

c. minta sendiri ;

d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;

e. diangkat menjadi pejabat negara ;

f. pindah wilayah jabatan ;

g. diberhentikan sementara ; atau

h. diberhentikan dengan tidak hormat.