SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS. [1]
PENDAHULUAN
Notaris harus menambah pengetahuan dan
keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam
hidupnya.
Pada dasarnya, peran seorang
Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang
berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan
disini jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan
harus diartikan menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai
kemudahan masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang
ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta
pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari
aktivitas yang disebut pelayanan.
Hal tersebut di atas berkaitan
erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini,
sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara
para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang
dari segi negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap
Notaris untuk meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan
dalam dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada
dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap
mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan
disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan
Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga seorang Notaris yang
memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh mengorbankan keluhuran
dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.
SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS
Keberhasilan
seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia
buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di
kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan
teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh
karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui,
mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia
melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi” dapat
diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit,
administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis
menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar
surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang
dibukukan, dan lain-lain.
Namun dalam arti luas,
administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan,
perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan
bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan
yang telah diperkirakan.
Sedangkan pengertian “Kantor”
dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan
wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana
kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor
merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung
jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang
bersangkutan.
Dengan demikian, Administrasi
Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh
terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah
kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan
aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.
1. Kantor
Salah
satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu
sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang
baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor
yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua
bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata
baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan
kesan nyaman dan dapat dipercaya.
Ruangan-ruangan dalam kantor
yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik
bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor
tersebut.
Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a.
Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris,
ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip.
Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang
semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer
komputer karyawan yang sedang mencetak akta.
b.
Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan
penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan,
mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan
prestise kantor.
c. Estetika
kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja
dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor
Notaris tersebut.
d. Jika
terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang
pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan
produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai,
semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para
tamu.
e. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.
2. Inventaris (Peralatan) kantor
Kecepatan
dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor
Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
a. Komputer dan printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.
Penggunaan inventaris
(peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik.
Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan
meningkatkan efisiensi kantor.
Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:
a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.
b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
c. Fleksibilitas penggunaan.
d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan purna jual.
f. Nilai keindahan.
3. Karyawan
Demi
kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan
yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta
maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.
Oleh karena akta-akta yang
dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang
harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan
yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka
karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar
apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang
harus dihindari.
Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Teliti ;
b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.
Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.
4. Pendokumentasian/tata kearsipan
Tata
kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan
dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan
mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan demikian, tata kearsipan
yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta
sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan
tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting
dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris
harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena
akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip
Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh
tanggung jawab.
Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :
1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris;
2. Berita Acara Sumpah Notaris ;
3. Sertipikat Cuti Notaris ;
4.
Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku
Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang
telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah,
kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis
Pengawas Daerah.
Pasal 1 butir 13 UUJN
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan
dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara
oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut
terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau
bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan
kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.
Pasal
62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya
penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan
bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris:
a. meninggal dunia ;
b. telah berakhir masa jabatannya ;
c. minta sendiri ;
d.
tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas
jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;
e. diangkat menjadi pejabat negara ;
f. pindah wilayah jabatan ;
g. diberhentikan sementara ; atau
h. diberhentikan dengan tidak hormat.